École et vie privée

• Une réunion d'anciens élèves
• L'école et la publicité
• Les cartes magnétiques
• Le numéro de Registre national
• La vie privée des enseignants
• Les parents séparés
• L'école et les données des élèves
• La publication de résultats scolaires
• Des nouvelles technologies à l'école ? Pourquoi pas, mais …

Une réunion d'anciens élèves

Puis-je demander à l'école que j'ai fréquentée les adresses d'anciens élèves afin d'organiser des retrouvailles ?

Non, vous ne pouvez pas. Un peu rude, non ? Cela ne veut pas dire que vous devez faire une croix sur votre réunion d'anciens, mais vous devrez adopter une démarche plus respectueuse de la vie privée.

Après un certain nombre d'années, il n'est pas évident d'encore disposer d'un fichier d'adresses actualisé de vos anciens camarades de classe. Donc, quoi de plus normal que de faire appel à la direction de l'établissement. Mais même si l'école possède un fichier d'adresses tout à fait à jour, la direction ne peut vous communiquer aucune adresse dans ce but. Il en va de même pour les administrations communales. Cela s'explique par le principe de finalité, prévu à l'article 4 de la loi vie privée.

Cet article 4 dispose notamment que des données personnelles peuvent uniquement être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne peuvent pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités. Pour juger de l'incompatibilité d'un traitement ultérieur, il est tenu compte des prévisions raisonnables de l'intéressé mais aussi des dispositions légales qui s'appliquent. À l'époque, l'école avait obtenu les coordonnées de ses élèves à des fins d'enseignement et pas pour l'organisation d'une réunion x années plus tard. 

Faut-il renoncer à la réunion, alors ? Pas du tout. Seulement, ce sera moins simple qu'il n'y paraissait au départ. Mais vouloir respecter la vie privée, c'est pouvoir ! La solution est de faire appel aux services du Registre national et peut-être aussi à votre ancienne école. Voici comment il vous faut procéder au juste.

Quelle est la marche à suivre ?

• Vous écrivez une lettre au Registre national (rue des Colonies, 11 à 1000 Bruxelles), dans laquelle vous expliquez pourquoi vous avez besoin de l'adresse exacte d'un certain nombre de personnes.
• Il est très important de donner suffisamment d'informations sur les personnes avec lesquelles vous souhaitez entrer en contact. Cela permettra au Registre national de rechercher l'adresse correcte. Cela signifie que vous devrez fournir au moins le nom, le prénom et la dernière adresse connue de chaque personne. Mais plus vous avez d'informations, mieux c'est ! Par exemple, la période à laquelle la personne recherchée habitait à une certaine adresse ou mieux encore, sa date ou son année de naissance.
• Hélas, on n'a rien sans rien ! Avant de passer à l'action, le Registre national vous communiquera le montant des frais de recherche et d'envoi, lesquels sont basés sur des tarifs réglementaires. Ensuite, le Registre national recherchera les adresses demandées et enverra aux anciens élèves concernés une lettre type expliquant brièvement qui souhaite les contacter et pourquoi. Vous n'aurez donc pas personnellement les adresses entre les mains.
• Il appartiendra ensuite à vos anciens camarades de classe de décider s'ils souhaitent vous communiquer leur adresse.

Il se peut évidemment que vous-même n'ayez pas assez d'informations pour permettre au Registre national de retrouver vos anciens condisciples. C'est là que votre école peut vous être utile. Elle dispose très probablement de listes d'anciens élèves avec leurs nom, prénoms, date de naissance et adresse de l'époque.

Cependant, le fait est que l'école avait alors collecté ces données à des fins d'enseignement. En vertu de l'article 4 de la loi vie privée, l'école ne peut pas communiquer ces données à quelqu'un qui souhaite organiser une réunion.

Néanmoins, l'école peut à la fois respecter la loi vie privée et vous rendre service. Elle peut en effet fournir directement au Registre national, à votre demande et à vos frais, les données dont elle dispose encore à propos des élèves concernés. Dans ce cas-ci non plus, vous n'aurez donc pas ces adresses entre les mains. Le Registre national pourra ensuite chercher l'adresse correcte et envoyer une lettre de contact à la personne recherchée.

Conclusion : il est donc parfaitement possible de trouver les adresses manquantes de vos condisciples d'antan pour organiser une réunion d'anciens tout en respectant la vie privée de chacun. La procédure mise en place à cette fin garantit en effet que l'adresse des personnes recherchées ne soit pas divulguée, si tel est leur souhait.

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L'école et la publicité

Une école peut-elle m'adresser personnellement un courrier dans lequel elle essaie de recruter mon enfant comme élève ?

Ce qu'il faut surtout se demander, c'est où l'école a-t-elle trouvé votre adresse et d'où tient-elle l'information que votre enfant a l'âge requis pour pouvoir y être inscrit ?

Si l'école a obtenu votre consentement explicite pour l'utilisation de vos données à cette fin, elle peut effectuer ce genre de démarche.

Si elle ne vous a pas demandé votre consentement, l'école ne peut agir de la sorte.

Si vous n'avez pas donné votre consentement, comment l'école connaît-elle votre adresse ? C'est une question très intéressante. Certaines écoles s'adressent à la commune pour obtenir les données du Registre de la population concernant tous les enfants nés au cours d'une année déterminée. Cela leur permet de savoir quels enfants entrent en ligne de compte pour une inscription chez elles. La question qui se pose à présent est de savoir si elles ont le droit d'agir ainsi. La réponse est non. Sans équivoque. Une telle façon de procéder est tout à fait contraire à la loi vie privée et à la législation relative au Registre de la population.

Que pouvez-vous faire si vous recevez quand même un courrier personnalisé alors que vous êtes sûr de ne pas avoir donné votre consentement à cet effet ? Si vous ne savez pas où l'école a trouvé votre adresse ainsi que les données concernant votre enfant, le mieux est d'écrire une lettre dans laquelle vous vous opposez à ce que vos données personnelles et celles de vos enfants soient utilisées pour de telles finalités. Vous pouvez exiger que cette école efface vos données de son fichier d'adresses et vous avez aussi le droit de savoir où l'école a obtenu ces données.
 
Encore plus de publicité : l'école peut-elle communiquer les données de mon enfant à des tiers à des fins de marketing direct ?

Il arrive régulièrement que des écoles soient contactées par des sociétés commerciales qui souhaitent obtenir le fichier d'adresses de leurs élèves. Pour ces sociétés, les élèves ou leurs parents représentent en effet un groupe cible idéal pour la vente de leurs services ou de leurs produits. Il s'agit en outre d'un moyen très facile et bon marché d'atteindre un certain groupe cible.

Les exemples ne manquent pas. Pensez aux banques et aux compagnies d'assurances qui cherchent à attirer les élèves dans leur clientèle avec des offres attrayantes et entièrement sur mesure, aux clubs sportifs et aux clubs de jeunes qui veulent compléter leur fichier de membres, aux photographes, aux magasins de jouets ou de jeux vidéos, etc. Des mandataires élus tels que les bourgmestres, échevins, conseillers communaux ou députés demandent parfois de tels fichiers afin de pouvoir adresser des félicitations à l'occasion de communions ou d'anniversaires.

En principe, cela n'est pas permis, du moins pas sans votre consentement écrit, explicite et préalable. Cela s'explique par le principe de finalité, prévu à l'article 4 de la loi vie privée.

Cet article 4 dispose entre autres que les données personnelles peuvent uniquement être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne peuvent pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités. Pour juger de l'incompatibilité d'un traitement ultérieur, il est tenu compte des prévisions raisonnables de l'intéressé mais aussi des dispositions légales applicables. À l'époque, l'école a obtenu les coordonnées de ses élèves à des fins d'enseignement et pas pour les transmettre à des sociétés commerciales ou à des tiers, avec pour conséquence que votre enfant se retrouve soudain assailli de toutes sortes de messages publicitaires.

À chaque fois que l'école reçoit une demande de ce genre, elle doit d'abord vous en parler et vous demander votre consentement écrit et explicite. Dans ce cas, ces pratiques sont autorisées.

Conclusion : sans votre consentement écrit, explicite et préalable, de telles pratiques ne sont pas autorisées.

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Les cartes magnétiques

Les cartes magnétiques à l'école

Si votre enfant prend ses repas à l'école, il est bien possible que cela nécessite l'utilisation d'une carte d'élève munie d'une puce électronique. De plus en plus d'écoles y ont recours, tout simplement parce que tout le monde y trouve son compte.

Cette carte offre en effet de nombreuses facilités : elle évite les soucis de paiement et vous permet parfaitement de vérifier le nombre de repas pris par votre enfant ainsi que de voir si cela correspond aux montants payés.

D'un autre côté, une carte magnétique offre diverses possibilités techniques. L'école pourrait encore y enregistrer d'autres données, comme par exemple, le moment où votre enfant a pris tel type de repas. Toutefois, l'école ne peut pas ainsi enregistrer sans raison toutes sortes de données sur les habitudes de votre enfant sans votre consentement explicite. L'école doit dès lors vous informer au préalable, vous et votre enfant, de la finalité précise de la carte magnétique.

Si cette carte magnétique enregistre des informations, ce qui implique la divulgation et l'enregistrement de données personnelles concernant votre enfant, l'école ne peut pas utiliser ces données par la suite pour d'autres finalités que celles annoncées, ou du moins certainement pas pour des finalités que vous ou votre enfant ne pouviez raisonnablement pas prévoir.

L'école pourrait ainsi vérifier quels sont les moyens financiers des élèves ou étudier leurs habitudes alimentaires et en matière de boisson. De telles pratiques ne sont évidemment pas autorisées. En tant que parents et en tant qu'élève, vous avez le droit de pouvoir à tout moment garder le contrôle de vos propres données.

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Le numéro de Registre national

L'école peut-elle demander le numéro de Registre national de mon enfant et l'utiliser ?

C'est permis. Le numéro de Registre national est une donnée à caractère personnel particulière, qui est protégée par la loi vie privée et qui bénéficie même d'une protection supplémentaire en vertu de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Le numéro de Registre national ne peut donc être utilisé que dans des conditions strictes.

Les écoles ont le droit d'échanger le numéro de Registre national de votre enfant avec certaines autres institutions pour des finalités déterminées. Elles reçoivent à cette fin une permission spéciale appelée "autorisation". Cette autorisation est accordée par le Comité sectoriel du Registre national, instauré au sein de la Commission vie privée. Auparavant, l'autorisation était octroyée par le biais d'un arrêté royal.  À titre d'exemple d'un tel échange de données, citons celui qui s'effectue avec la Direction générale de l'enseignement obligatoire, qui contrôle les inscriptions dans une école.

L'école ne peut en aucun cas utiliser le numéro de Registre national de votre enfant pour d'autres finalités ou l'échanger avec d'autres personnes ou institutions qui n'ont pas été autorisées par un arrêté royal ou par le Comité sectoriel du Registre national.

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Le respect de la vie privée des enseignants

Les enseignants aussi ont droit au respect de leur vie privée

La possibilité d'avoir un entretien confidentiel avec un des professeurs en qui il a confiance peut parfois s'avérer bénéfique pour votre enfant. Cela lui donne l'occasion de parler librement, ce qui peut se révéler salutaire. Vous-même, en tant que parent, il peut également vous arriver de vouloir demander conseil à l'un des professeurs de votre enfant.

Certaines écoles inscrivent l'adresse privée des enseignants dans le journal de classe. Cela n'est toutefois possible que si les enseignants les y ont explicitement autorisées.

Il est cependant plus respectueux de la vie privée de ne pas communiquer d'adresses privées. Tout le monde en conviendra. Il n'est en effet pas indispensable de connaître l'adresse (e-mail) privée du professeur, ni bien sûr son numéro de téléphone ou de GSM personnels. L'école peut par exemple créer plusieurs adresses e-mail permettant ainsi à l'élève de contacter le professeur de son choix.

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Les parents séparés

Séparés, comment faire ?

Si vous êtes séparé et que vos enfants ne vivent pas avec vous, l'école doit-elle vous communiquer des informations sur vos enfants si vous le demandez ?

En principe, oui. En cas de divorce, on part actuellement du principe de la coparentalité. Dans ce système, les deux parents prennent les décisions conjointement, même s'ils sont séparés. Il arrive toutefois que le juge accorde la responsabilité à un seul des parents et dans ce cas, seul ce parent est autorisé à prendre les décisions. L'autre parent continue néanmoins à superviser l'éducation de l'enfant et a donc le droit d'être informé. Cela signifie que l'école doit également répondre aux questions de cet autre parent et le recevoir lors des réunions de parents.

Ceci ne s'applique évidemment pas si l'autre parent a été totalement déchu de l'autorité parentale.

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L'école et les données d'élèves

Quelles sont les informations conservées par l'école concernant votre enfant ?

Il est évident que l'école conserve les données personnelles de ses élèves. Cependant, tout ne lui est pas permis, elle doit en effet appliquer la loi vie privée. L'école traite les données d'élèves à des fins d'administration, d'encadrement et d'évaluation scolaires. Ces données concernent surtout les options choisies par les élèves, leurs prestations scolaires, leurs problèmes de comportement, leurs absences, leurs résultats d'examens, etc. L'école a besoin de ces données pour pouvoir mener à bien sa mission d'enseignement et d'éducation. L'école est dès lors légalement autorisée à traiter des données personnelles d'élèves, en conformité avec la loi vie privée.

Au centre de tout cela se trouve l'élève, votre enfant, qui lui aussi a droit au respect de sa vie privée. La loi vie privée impose dès lors certaines conditions à celui qui collecte, enregistre ou diffuse des données à caractère personnel, que l'on appelle le "responsable du traitement". En l'occurrence, le responsable du traitement est donc l'école.

Quelles sont les conditions que l'école est précisément tenue de respecter ?

• L'école peut uniquement collecter des informations sur ses élèves si vous, en tant que parent, l'y avez spécifiquement autorisée. Mais elle peut également le faire si elle peut invoquer un fondement juridique, tel que par exemple un contrat, une obligation légale ou un intérêt général légitime.
• Les informations que l'école enregistre concernant votre enfant doivent être pertinentes et proportionnelles à son objectif. Autrement dit, les données collectées par l'école doivent être nécessaires pour lui permettre d'atteindre son but légitime.
• L'école ne peut pas transmettre ces informations à un tiers, sauf si en tant que parent, vous l'y autorisez spécifiquement ou si cette communication repose sur une base légale.
• Une fois que l'école a atteint son objectif, elle ne peut pas continuer à conserver les données de votre enfant, sauf si la loi l'y oblige.
• Enfin, l'école doit veiller à ce que des personnes non autorisées ne puissent accéder aux données personnelles de votre enfant.

Conclusion : la loi vie privée entend garantir le respect de la vie privée de l'élève en empêchant qu'un établissement scolaire traite des données personnelles d'un élève qui ne sont pas pertinentes ou légitimes au regard de la finalité poursuivie, ou enregistre, conserve ou communique ces données de manière non sécurisée à des tiers.

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Publication de résultats scolaires

L'école peut-elle publier les résultats scolaires de ses élèves ?

L'école traite les résultats scolaires individuels de ses élèves afin de pouvoir évaluer, orienter, encadrer et rediriger le parcours scolaire de votre enfant. Il s'agit d'un traitement légitime car il trouve son fondement dans la législation relative à l'enseignement.

Par conséquent, l'école peut uniquement communiquer les résultats scolaires aux acteurs qui remplissent des tâches concrètes ou spécifiques dans le parcours scolaire de votre enfant.

Si l'école publie les résultats scolaires dans un journal, elle déroge non seulement à la finalité de sa mission légale, mais cela implique également qu'elle communique les données personnelles de votre enfant à un nombre indéterminé de tiers.

L'école ne peut publier les résultats scolaires que si elle a reçu pour cela le consentement indubitable et éclairé de l'élève ou des parents.

Conclusion : sans consentement, une telle pratique n'est pas autorisée.

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Des nouvelles technologies à l'école ? Pourquoi pas, mais  …

On n'arrête pas le progrès technologique : chaque jour voit le développement de nouvelles applications qui nous facilitent l'existence. Hélas, celles-ci ne sont pas non plus sans risques pour le respect de la vie privée de votre enfant.

Prenons par exemple le badge RFID (Radio Frequency Identifier) qui permet notamment de mesurer le temps de présence dans une garderie ou dans un accueil postscolaire ... À première vue, ce système ne semble présenter que des avantages mais lorsque les possibilités offertes par ces technologies sont détournées par des personnes malintentionnées, les conséquences peuvent être très lourdes pour le respect de votre vie privée et de celle de votre enfant. L'introduction d'un badge RFID doit dès lors toujours s'accompagner d'un certain nombre de mesures de sécurité supplémentaires afin d'éviter que tout individu qui le souhaite puisse vérifier vos allées et venues et celles de votre enfant.

Voici ce à quoi vous devez être attentif lorsque vous acceptez d'utiliser un badge RFID :

• Il convient d'utiliser un badge RFID passif (ce type de badge RFID est le plus répandu) car ces badges sont activés par induction électromagnétique : le lecteur de carte envoie des ondes électromagnétiques vers le badge qui renvoie à son tour une suite alphanumérique fixe selon des fréquences radio déterminées. Les données personnelles figurant sur le badge doivent être réduites à un minimum (parfois, des données à caractère personnel ne sont pas du tout nécessaires et le numéro d'identification ou, mieux encore, le numéro de série du badge suffit déjà) ;
• Un codage manuel doit toujours être possible ;
• Afin que l'enfant n'ait pas le sentiment d'être un objet, il vaut mieux éviter qu'il porte un badge : l'enfant n'est ni scanné, ni labellisé, c'est le parent qui active le badge le matin et/ou le soir, lorsqu'il vient rechercher l'enfant ;
• L'accès au badge et au serveur où sont enregistrées les données ne doit pouvoir être accordé qu'après une authentification (avec login et mot de passe). Il convient aussi de créer un fichier de journalisation afin de toujours pouvoir vérifier qui a lu le badge, à quel moment et pour quelle raison ;
• Le système informatique doit être correctement sécurisé afin que des personnes non autorisées ne puissent pas accéder aux données ;
• Les données enregistrées ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire ;
• Les données ne peuvent être communiquées à des tiers que sous des conditions strictes ;
• Vos droits doivent être respectés :
  • droit d'information sur tous les points susmentionnés, par tous les moyens possibles (courrier, réunion collective, site Internet, présentation PowerPoint, règlement d'ordre intérieur, …) ;
  • droit d'accès, de rectification et d'effacement de vos données personnelles ;
  • droit de disposer d'un point de contact où adresser vos questions et recueillir des informations.

Cela constitue-t-il un frein à l'utilisation de cette technologie ? N'allons pas jusque là !

Avec un petit effort en termes de respect de la vie privée, cette nouvelle technologie répondra aux besoins de chacun et finira par séduire même les plus méfiants d'entre nous.

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